Pilih Format File yang Tepat Saat Mengirim CV dan Surat Lamaran

Banyak pelamar kerja yang sudah menulis CV surat lamaran dengan rapi, tapi tetap belum juga dipanggil wawancara. Meskipun terdengar sepele, menentukan format file yang tepat untuk mengirim CV dan surat lamaran berperan dalam menentukan apakah Anda lolos berkas atau tidak. Mengapa demikian? Karena format dokumen yang kurang tepat membuatnya tidak bisa terbaca oleh sistem ATS (Applicant Tracking System).

Untuk itu sangat penting untuk memahami jenis-jenis format file yang umum digunakan untuk melamar kerja baik via e-mail ataupun job portal. Dengan memilih format file yang tepat, Anda tidak hanya menunjukkan profesionalitas, tapi juga membantu HRD untuk mempercepat proses lamaran Anda sehingga peluang untuk mendapat pekerjaan menjadi semakin tinggi.

Menurut Indeed Career Guide, format dokumen yang tepat bisa membantu menjaga profesionalitas serta mempermudah proses seleksi oleh perekrut. Dalam konteks dokumen CV atau surat lamaran kerja, hal ini menjadi sangat krusial karena dokumen tersebut memuat pengenalan diri dan hal-hal yang dibutuhkan lainnya agar HRD bisa mempertimbangkan Anda.

Selain memilih format dokumen yang tepat, Anda juga perlu memperhatikan hal-hal teknis lainnya, seperti ukuran file, penamaan berkas, hingga etika mengirim lamaran via e-mail. Yuk simak panduan lengkapnya di sini!

Pilih Format yang Tepat: PDF vs Word vs Google Docs

PDF yang merupakan singkatan dari (Portable Document Format) adalah pilihan utama format yang tepat untuk digunakan ketika mengirim CV dan surat lamaran.

Mengapa demikian? PDF dapat menjaga tata letak, font, hingga struktur sebuah dokumen untuk tetap utuh meskipun dibuka di perangkat yang berbeda-beda. Selain itu, file PDF juga menjaga orisinalitas sebuah dokumen dengan menghindarkan dari pengeditan yang tidak disengaja.

Format PDF dapat memastikan dokumen Anda dibuka oleh HRD dengan semestinya, tanpa terganggu oleh perubahan tampilan yang mungkin terjadi pada format word.

Sebelum menyimpan dokumen-dokumen Anda dalam format PDF, ada baiknya untuk memeriksa ulang beberapa hal di bawah ini:

• Kesesuaian ejaan dan tata bahasa
• Format, spasi, dan margin sudah rapi
• Kesesuaian font
• Nama file sudah disimpan dengan profesional

Berikut perbandingan kelebihan dan kekurangan dari masing-masing format:

PDF (Portable Document Format)

Kelebihan:

• Menjaga tampilan dokumen agar tetap utuh di semua perangkat
• Tidak mudah untuk diedit secara tidak disengaja
• Cocok dengan sistem ATS modern
• Terlihat lebih profesional

Kekurangan:

• ATS versi lama tidak
• Tidak fleksibel untuk revisi

Word (.doc/.docx)

Kelebihan:

• Mudah diedit jika diperlukan
• Keterbacaannya mudah

Kekurangan:

• Tampilan bisa berubah tergantung perangkat
• Berpotensi mudah teredit dengan tidak sengaja
• Kurang profesional jika dibandingkan dengan PDF

Google Docs

Kelebihan:

• Praktis untuk dokumen yang menuntut kolaborasi
• Akses yang mudah selama ada internet

Kekurangan:

• Kurang profesional jika dikirim untuk berkas lamaran
• Tidak semua bisa membuka, karena membutuhkan akses terlebih dahulu
• Jika hanya dikirim dalam bentuk link, maka tidak terbaca oleh sistem ATS

Dilihat dari kelebihannya, format PDF adalah format yang tepat untuk mengirim CV dan surat lamaran, selama desain yang Anda gunakan di dalamnya tidaklah rumit.

Penamaan dan Ukuran File: Profesional dan Ringkas

Dalam penggunaannya, format Word ataupun Google Docs memang lebih sering untuk digunakan. Namun, hal ini bukan berarti format tersebut juga ideal untuk dikirimkan ke HRD.

Berikut beberapa risiko yang mungkin terjadi jika Anda mengirimkan file dalam format Word ini:

• Tata letak dapat berubah saat dibuka pada perangkat yang berbeda
• Muncul font yang tidak dikenali sehingga akan mengacaukan tampilan
• Secara tidak sengaja, akan mungkin penerima mengedit dokumen Anda
• Jika dibandingkan dengan PDF, format word cenderung terlihat kurang profesional

Lalu, apakah format word mutlak tidak boleh digunakan? Anda tetap bisa menggunakan format word, jika:

• Perusahaan meminta secara spesifik untuk mengirimkan dalam bentuk word
• Mengikuti rekrutmen dengan sistem ATS lama yang lebih kompatibel dengan word dibandingkan PDF

Penamaan File PDF yang Benar

Penamaan file yang benar dan rapi akan memudahkan HRD untuk mengenali dokumen Anda dari dokumen kandidat lainnya. Untuk itu, gunakan format seperti contoh berikut:

• CV_FarahPutri_SEOWriter.pdf
• SuratLamaran_FarahPutri_PTMAJUJAYA.pdf

Hindari penamaan file seperti:

• CVpalingfix.pdf
• SuratTerbaru.pdf

Hal ini akan membuat dokumen Anda terlihat tidak profesional. Selain itu, nama file yang tepat akan mencerminkan kerapian dan profesionalisme, sehingga akan memudahkan HRD dalam menelusuri kembali dokumen Anda.

Perhatikan Ukuran File

Selain nama file, ukuran file juga menjadi hal yang tidak boleh diabaikan begitu saja. Karena, ukuran file yang terlalu besar bisa menjadi hambatan saat mengirimkan file tersebut melalui email atau saat proses mengunggahnya ke platform lamaran kerja. Idealnya, ukuran file yang dikirim tidak lebih dari 1 MB. Bagaimana jika file yang asli lebih dari 1 MB?

Anda dapat mengecilkannya dengan cara berikut:

• Mengurangi resolusi gambar sebelum disisipkan dalam dokumen
• Gunakan fitur "Save As PDF (Reduced Size)"
• Hindari penggunaan background atau elemen grafis yang terlalu berat

Berikut beberapa tools gratis yang aman dan dapat Anda gunakan tanpa merusak kualitas tampilan:

• SmallPDF
• ILovePDF

CV dan Surat Lamaran Digabung atau Dipisah?

Ketika hendak melamar pekerjaan, pernahkah Anda bingung antara menggabungkan CV dan surat lamaran atau memisahkannya? Kebingungan ini akan sangat wajar, terutama jika tidak ada instruksi yang jelas dari perusahaan untuk menggabungkan atau memisahkannya.

Mengirim CV dan surat lamaran secara terpisah bisa membuat dokumen Anda terlihat rapi dan juga profesional. Mengapa demikian? Hal ini karena CV dan surat lamaran memiliki fungsi yang berbeda satu sama lain. CV ditujukan untuk memberi penilaian atas kualifikasi, sedangkan surat lamaran ditujukan untuk mengetahui motivasi apa yang Anda miliki untuk melamar pada posisi tersebut.

Beberapa hal positif dari mengirim file secara terpisah adalah:

• Memudahkan HRD dalam memproses dan menyortir dokumen
• Tidak membuat file menjadi terlalu besar dan kompleks
• Memudahkan HRD jika ingin mencetak salah satu dari dokumen

Etika Mengirim Lewat Email: Lampiran, Bukan Link

Pada era digital seperti sekarang, mengirim tautan atau link melalui Google Drive atau Dropbox memang terlihat cukup praktis dan cepat. Namun, terkadang hal ini justru memperlambat proses rekrutmen karena akses yang mungkin lupa untuk diberikan atau kendala jaringan internet yang mungkin terjadi. Selain itu, terkadang membutuhkan login tambahan untuk mengakses link tersebut.

Untuk meminimalisir hambatan-hambatan di atas, sertakan dokumen CV dan surat lamaran langsung sebagai lampiran dari email lamaran Anda. Hal ini akan memudahkan HRD dalam meninjau dokumen Anda yang telah Anda kirim.

Agar terlihat profesional, perhatikan tips mengirim file lewat email di bawah ini:

• Mengirim sebagai lampiran langsung (attach file)
• Menggunakan subjek email yang sesuai dengan instruksi dari lowongan
• Jangan biarkan badan email kosong. Tulis pengantar singkat di badan email
• Cek kembali nama file dan pastikan file bisa dibuka
• Pastikan Anda mengirim lamaran pada waktu ideal untuk melamar pekerjaan

Cheklist Sebelum Mengirim

Supaya tidak ada detail penting yang terlewat ketika hendak melamar, berikut cheklist yang bisa Anda ikuti sebelum mengirim CV dan surat lamaran Anda.

• Simpan dalam format PDF
• Nama file jelas dan profesional
• Ukuran file maksimal 2 MB
• Periksa kembali ejaan, format, hingga struktur tampilan dokumen
• Jika tidak diminta digabung, pisah antara CV dan surat lamaran
• Jika mengirim via email, kirim file CV dan surat lamaran dikirim sebagai lampiran, bukan sekedar tautan

Kesimpulan: Tingkatkan Peluang Diterima Kerja dengan Memperhatikan Format File

Memberi format file yang tepat dan juga nama yang profesional bukanlah hal sepele dalam melamar pekerjaan. Justru hal-hal kecil, seperti penggunaan PDF, ukuran file yang ideal, menghindari tautan cloud, hingga penamaan file akan mencerminkan profesionalisme Anda dalam dunia kerja. Selain itu, tentu saja CV dan surat lamaran yang Anda kirim haruslah memikat perhatian HRD. Pastikan Anda menyusun dokumennya secara rapi dan efektif dengan mengikuti panduan cara mengirim CV dan surat lamaran kerja.

Setelah memastikan semua cheklist terisi, saatnya melangkah ke tahap selanjutnya, melamar pekerjaan impian Anda. Temukan pekerjaan yang sesuai dengan minat Anda di loker id